KPI Nedir? Nasıl Belirlenir Örnekli Anlatım

Key Performance Indicator (KPI), şirket ya da proje bazında başarı seviyesinin ölçülmesini sağlayan bir araçtır. Türkçede Anahtar Performans Göstergesi olarak ifade edilen kavram, belirlenen amaçlara ulaşılması ya da verimlilik düzeyinin saptanmasını mümkün kılar. Bununla birlikte KPI, şirketlerin belirlemiş olduğu vizyon ve misyon çerçevesinde oluşturulan stratejik planlamaların da bir parçasıdır.

KPI göstergesine bir şirketin genel performansının ölçülmesi sürecinde ihtiyaç duyulur. Buna ek olarak spesifik çalışma analizlerinde de söz konusu aracın uyumluluk, eyleme geçirilebilirlik ve zamana bağlılık niteliklerinden yararlanılır. Bu çerçevede satış ve pazarlama, operasyon, finans, insan kaynakları departmanlarında planlanan hedeflere ulaşılması amacıyla pek çok KPI seti kullanılabilir. Göstergeler aracılığıyla saptanan veriler ise müşteri memnuniyeti ve geri dönüş oranı gibi kritik unsurları kapsar.

KPI Açılımı Ne Demektir?

Bir şirketin genel performansı ya da proje verimliliği gibi unsurların ölçülmesinde kullanılan KPI açılımı; Key Performance Indicator’dur. İngilizce kökenli olan ifade Türkçeye “Anahtar Performans Göstergesi” olarak geçmiştir. Çeşitli kurum ve kuruluşlarda faaliyet gösteren farklı departmanlarda KPI’lar kullanılarak stratejik hedefler üzerine verimlilik analizi yapılır. Bu çerçevede ele alınan araç seti, şirket ya da proje amaçlarına ulaşma sürecini şekillendirir.

İnsan Kaynakları KPI Nedir?

Çalışanların performans analizinin takip edilmesini mümkün kılan insan kaynakları KPI ölçümü, şirketin başarı seviyesinin gözlemlenmesi konusunda da oldukça etkilidir. Göstergenin İK departmanlarında kullanılması, diğer iş ekipleri üzerine yapılacak olan geliştirmelerin belirlenmesini de sağlar. Bu bağlamda İK/HR/İnsan Kaynakları KPI araçlarının temel işlevleri ve faydaları aşağıdaki gibidir:

• Söz konusu göstergeyi esas alan insan kaynakları departmanları, darboğazların belirlenmesini mümkün kılar.
• KPI’lar aracılığıyla saptanan çalışan performansları, geliştirilmek üzere yeniden değerlendirilebilir.
• İK bünyesinde iyileştirme stratejilerinin oluşturulması amacıyla Anahtar Performans Göstergesi temel alınabilir.
• Söz konusu araçların kullanılmasıyla mevcut planların uygunluğu ve verimliliği de gözlemlenir.
• KPI raporları sayesinde insan kaynakları departmanları tarafından şirketin genel performansını artıracak olan projelerin planlanması mümkündür.

İK tarafından yürürlüğe geçirilen stratejilerin kendi içinde değerlendirilmesini sağlayan gösterge setleri, verim düşüklüğünün önlenmesi bakımından önem arz eder. Bu sayede şirketin genel performansı veya güncel projelerin başarı oranı artırılabilir. İK departmanları tarafından yöneticilere ve yetkili birimlere sunulan KPI raporları ile tüm çalışma alanları üzerinde etkili olan kararların yeniden değerlendirilmesi kolaylaşır.

KPI Nasıl Belirlenir?

Şirket ve proje hedeflerine ulaşılmasında belirleyici bir rol oynayan KPI’lar belirli adımlarla saptanır. İlgili araçların oluşturulmasında ilk aşama, net amacın ortaya çıkarılmasıdır. Bu sayede belirlenen kritik hedeflere SMART olarak kodlanan aşağıdaki temel unsurlarla yaklaşılması mümkün hale gelir:

Yukarıdaki unsurlar çerçevesinde oluşturulan ölçüm stratejileri, performansın başarılı bir şekilde gözlemlenmesini sağlar. Aynı zamanda anlamlı ve kayda değer verilerle KPI raporlarının oluşturulmasında da etkili olur. Anahtar Performans Göstergesi belirlenirken müşteri memnuniyeti, sürecin verimliliği ve kritik hedefler göz önünde bulundurulur. Buna ek olarak finansal başarı ve gelişim planları gibi önemli detaylar da dikkate alınır.

KPI Sürecine Etki Eden Faktörler Nelerdir?

KPI belirlemesinin verimli bir düzlemde tamamlanması amacıyla süreçte rol oynayan unsurların dikkate alınması önem arz eder. Bu kapsamda hedeflere başarılı bir şekilde ulaşılması amacıyla gerçekçilik faktörü üzerinde durulması gerekir. Böylece süreç tamamlanana kadar stratejilerin hayata geçirilmesi ve doğru bir perspektif oluşturulması kolaylaşır.

KPI’lar belirlenirken net verilerden yola çıkılması da mühimdir. Bu doğrultuda sayısal analizlerin ve ölçülebilir dataların ayrıntılı bir haritası çıkarılmalıdır. Buna ek olarak KPI sürecinde amaç ve bağlamdan sapmamak, hedeflere ulaşılan yoldaki verimliliği artırır. Ölçümlerin hitap ettiği alanla uyumlu olacak şekilde denetlenip gerçekleştirilmesi ise bu konunun kilit noktası olarak öne çıkar.

KPI Türleri Nelerdir?

Şirket veya proje gereksinimleri için oluşturulan Anahtar Performans Göstergesi, farklı departmanlarda gerçekleştirilen stratejilerle farklılık gösterir. Bu kapsamda KPI türleri ve uygulama biçimleri şu şekilde açıklanabilir:

• Operasyonel göstergeler, şirketlerin çalışma süreçlerinin etkinlik düzeyinin gözlemlenmesini sağlayan ölçümleri kapsar. Buna bağlı olarak siparişlerin işlenmesi, üretim maliyeti ve hızı gibi unsurlar saptanır.
• Finansal KPI’lar, işletmelerdeki finansal verimliliği analiz etme konusunda etkilidir. Bu doğrultuda nakit akışı, kâr marjı ve satış miktarı gibi veriler ölçülür.
• Müşteri KPI’ları, memnuniyet düzeyinin belirlenmesinde etkilidir. Bunun için geri dönüş oranı, sadakat seviyesi, anket performansı gibi birçok husustan faydalanılır.
• Öğrenme ve gelişme göstergeleri, şirketlerin çalışan gruplarına yönelik olarak oluşturulan eğitim faaliyetlerinin gözlemlenmesini mümkün kılar. Söz konusu KPI’lar programlara katılan kişi sayısıyla etkinlik saatlerinin saptanmasını da içerir.
• İnsan kaynakları kapsamında oluşturulan göstergeler, kurum ve kuruluşların temel işleyişinin kavranması açısından önemli bir yere sahiptir. Bu bağlamda çalışan memnuniyeti, şirket güvenliği, sağlık kontrolleri gibi birçok alanda analiz yapılması söz konusudur.

Yukarıda sıralanan KPI türleri, farklı iş yerlerindeki departmanların özel stratejilerinin geliştirilmesi bakımından farklılık gösterebilir. Buna bağlı olarak şirket ve proje hedefleri şekillendirilirken yeni yöntemler ve planlardan da yararlanılabilir.

KPI Belirlemek Neden Önemlidir?

KPI göstergeleri hem kuruluşlar hem de şahıslar için önem arz eden parametrelerdir. İlgili araçlar yardımıyla hedeflere ulaşma sürecinde hangi verilerin dikkate alınması gerektiği saptanır. Bunun yanı sıra KPI’lar oluşturulduğu takdirde performans analizine bağlı olarak güçlü ve zayıf noktalar incelenebilir. Bu sayede işletme ve projeler için faydalı olan yeni stratejilerin planlanması kolaylaşır.

Departmanlara çalışma adımlarının belirlenmesi konusunda destek sunan KPI’lar, yöneticilere iletilen verilerin derlenmesi açısından da önemlidir. Söz konusu göstergelerden yararlanılarak toplanan datalarla hazırlanan raporlar, iyileştirme süreçlerinde kullanılabilir. Amaçlanan performans ve sonuca ulaşılmasını sağlayan KPI’ları önemli kılan diğer nitelikler ise aşağıdaki gibidir:

• Olası risklerin erken dönemde saptanmasına imkan tanır.
• Strateji planlamasında esnek bir şekilde hareket edilmesinde etkilidir.
• Rekabet ortamıyla memnuniyet düzeyinin gözlemlenmesini destekler.
• Müşteri profilinin yönetilmesinde kritik bir rol üstlenir.
• Şirket ve proje hedeflerinin daha yüksek düzeylere taşınması için köprü görevi görür.

Yukarıda sıralanan noktaların yanı sıra çalışan memnuniyetinin artırılmasında da KPI’lardan yararlanılır. Göstergelerin önemli katkıları arasında motivasyon ve kalite unsurlarının canlandırılmasını sağlaması da yer alır.

KPI’ın Faydası Nedir?

KPI’lar sayesinde bir şirketin genel performansı kapsamında önünü görmesi ve gelecek dönemler için strateji belirlemesi mümkün hale gelir. Söz konusu göstergelerin kritik faydaları arasında proje başarısının ölçülmesini sağlaması da öne çıkar. Bu kapsamda farklı departmanlarda iyileştirme ve geliştirme çalışmaları yürütülebilir.

KPI’lar sayesinde hedefe ulaşan çizelgede ortaya çıkan olumlu/olumsuz durumlar da net bir şekilde raporlanır. Böylece çalışan, müşteri, şirket ve proje özelinde kalite ve verimlilik artışının sağlanması için önemli planlamalar tamamlanabilir.

KPI Nasıl Hesaplanır?

KPI hesaplamasının nasıl yürütüleceğini; işletme amaçları, proje hedefleri ve temel stratejiler belirler. Bu kapsamda ilk olarak hangi çalışma alanında ne tür göstergelerin ölçüleceği kararlaştırılır. Ardından en uygun tekniklerle birlikte sayısal verilerin toplanması ve analiz edilmesi üzerine işlem yürütülebilir. Örneğin; satış miktarı üzerine KPI hesaplaması yapılırken artış yüzdesinin belirlenmesi gerekir. Buna ek olarak sosyal medya bağlılığı gözlemlenirken farklı platformlar kapsamındaki etkileşimler detaylı bir şekilde raporlanır. Müşteri memnuniyeti konusunda KPI hesaplaması yapıldığında ise genellikle puan analizi ve yorum incelemesinden yararlanılır.

Çeşitli alanlarda etkili olan performans göstergelerinin ele alınabilmesi için anket, form, değerlendirme butonu gibi araçlardan destek alınabilir. Böylece KPI takip sisteminde süreklilik hedeflenirken şirket ve proje bazındaki veriler de daha doğru bir şekilde toplanır.

KPI Örnekleri

İş alanlarına ve geliştirilme hedeflerine göre değişkenlik gösteren KPI örnekleri satış, üretim, kârlılık gibi konular üzerine belirlenir. Şirket, proje, çalışan performanslarının ölçülmesinde kullanılan ilgili araçlar aşağıdaki gibidir:

• Müşteri memnuniyet KPI’ları, ürün veya hizmete yönelik olan tüketici geri dönüşlerinin saptanmasını sağlar. Bu doğrultuda aylık veya haftalık periyotlarda yapılan anketlerin skorları hesaplanabilir.
• Yaygın olarak kullanılan satış geliri KPI’ları aracılığıyla elde edilen toplam gelirin belirlenmesi mümkündür. Söz konusu göstergeler, aylık veya yıllık yüzde artışlarının gözlemlenebildiği ölçüm araçlarıyla uygulanır.
• Müşteri edinme sürecinde yararlanılan KPI’lar, süreçte ortaya çıkan maliyetin hesaplanmasına da imkan tanır. Ölçümün yapılması amacıyla genel olarak hedef kitle kapsamındaki bir kişi için oluşan reklam ve pazarlama giderleri gözlemlenir.
• Sosyal medya bağlılığı KPI’ları, günümüzde farklı platformlardaki etkileşimlerin takip edilmesine fırsat tanır. Göstergenin dikkate alınması için çeşitli mecralardaki yorum, beğeni ve mesaj sayıları dikkate alınır.

KPI örnekleri arasında finansal kârlılık oranı ve envanter devir yüzdesi hesaplamaları da yer alır. Buna ek olarak çalışan değişimi ve üretim verimliliğinin ölçülmesini sağlayan araçlar da mevcuttur. Proje tamamlanma süresi gibi KPI’lar da iş alanına veya organizasyona yönelik hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlayan süreci kapsadığı için son derece önemlidir.

OKR ve KPI Arasındaki Farklar

Objectives and Key Results (OKR), ölçüm stratejileri yerine hedef belirleme araçlarını bünyesine dahil etmesiyle KPI’dan ayrılır. Bu kapsamda iki ayrı gösterge de amaçlara ulaşma sürecine yönelik olsa da farklı taktiklerle geliştirilir. Ayrıca OKR, organizasyon oluşumu ve hedef stratejilerini netleştiren çerçeveyle ilişkilidir. KPI’lar ise şirket veya projeler için belirlenen başarılı sonuçlara ulaşma adımlarında ölçüm yapılmasına imkan tanır.

KPI Takip Araçları Nelerdir?

Anahtar Performans Göstergesi takibinde kullanılan araçlar, sayısal veri analizlerinin yapılmasını mümkün kılan arayüzleri kapsar. KPI türleri arasında sıralanan ölçümlerin gerçekleştirilmesi için aşağıdaki platformlardan yararlanılabilir:

• Google Analytics
• Klipfolio
• Swydo
• Google Data Looker Studio

İlgili araçlarla başarı ve performans analizi yapılırken entegrasyon, rapor hazırlama, veri görselleştirme teknikleri kullanılabilir. Bununla birlikte proje ve şirket amaçlarının verimliliği ölçülürken farklı stratejilerin geliştirilmesi de mümkün hale gelir.

Sıkça Sorulan Sorular

KPI ve Hedef Arasındaki Fark Nedir?

İki ayrı kavram arasındaki temel fark, Anahtar Performans Göstergesi olarak adlandırılan araçların amaçlara ulaşma yolunda kullanılmasıdır. Dolayısıyla hedefler nihai sonucu temsil ederken KPI’lar ise stratejiler ve süreçle ilişkili olan ölçüm parametrelerini gösterir.

KPI Göstergeleri Nelerdir?

Farklı türleri bulunan KPI göstergeleri arasında müşteri memnuniyeti, reklam maliyeti oranı ve satış geliri yüzdesi gibi unsurlar yer alır. İlgili parametrelerin örnekleri arasında anket performansı, geri dönüş seviyesi ve sadakat düzeyi gibi faktörler bulunur.