OKR Nedir ve Nasıl Uygulanır ?

OKR; şirketlerin, ekiplerin veya farklı organizasyonların hedeflerini belirlemesi ve ilgili hususlara hangi seviyede ulaşıldığının etkili olarak ölçülmesi için kullanılan bir yönetim metodolojisidir. Yönetim metodolojisinin temelinde ise çalışanların hedefleri fark etmesi ve odaklanması yer alır. Bununla birlikte şirket ve çalışanların hedeflerini birbiriyle uyumlu hale getirerek daha yüksek bir verimliliğin ortaya çıkmasına katkıda bulunur.

OKR Nedir?

OKR; organizasyon hedeflerinin belirlenmesi ve performans ölçülmesinde kullanılan etkili bir yöntemdir. Şirketlerin ölçeklenebilir sonuçlarla ulaşabilecekleri hedefleri belirlemesini sağlayan bu metodolojide iki temel bileşen vardır. Bileşenlere ilişkin detaylar ise aşağıdaki gibidir:

• Objectives (hedefler),şirketin ulaşması gereken yüksek seviyedeki ilham verici amaçlardır. Ekipleri motive etmek ve yönlendirmek için kullanılır.
• Key results (anahtar sonuçlar), elde edilen sonuçların ölçülmesi için kullanılan metriklerdir. Amaca hangi oranda ulaşıldığını yüzdelik veya sayısal ifadelerle net bir şekilde gösterir.

Objectives and Key Results, hedeflerin belirlenmesi ve ölçülmesi sürecinde net veriler sunar. Sistem sayesinde şirketteki çalışanların amaçlar konusunda bilgi sahibi olmaları hedeflenir. Çalışanlar, hedefleri bilmediğinde belirsizlik ve motivasyon kaybı yaşayabilirler. OKR ise bu durumun önüne geçerek çalışanlara net bir hedef çizer. Bununla birlikte büyüme elde edilir ve iş stresi de mümkün mertebe azalır.

OKR, teknoloji devi olan Intel’in bu sistemi uygulamasıyla popülerlik kazanmaya başlamıştır. Intel tarafından kullanılan metodoloji, zamanla farklı şirketlerin de dikkatini çekmiştir. Aynı dönemde Google CEO’su Larry Page de söz konusu sistemi şirkette uygulamaya başlamıştır. Bununla birlikte Larry Page, uygulamayla geleceği kestirilemeyen, hızlı gelişen bir şirketteki yetenek yönetimi ile çalışanların verimliliğini artırmayı ve temel amaçlara odaklamayı hedeflemiştir. Bu doğrultuda çalışanların amaçlar konusunda bilgi sahibi olmasını, verimliliklerinin ve motivasyonlarının artmasını sağlamıştır.

OKR Nasıl Uygulanır?

Şirketlerin ve organizasyonların verimliliğini artıran OKR, son derece anlaşılır bir uygulamaya sahiptir. İlgili yönetim metodolojisini uygulamak için ilk olarak amaçların belirlenmesi gerekir. OKR uygulama sürecinde dikkate alınan diğer faktörler ise şu şekilde sıralanabilir:

• Amaçlar doğrudan net ve anlaşılır olmalıdır. Aynı zamanda her bir çalışan da hedefleri aynı şekilde anlamalı ve yorumlamalıdır.
• Amaçlar belirlenirken büyük resme odaklanmak son derece önemlidir. Spesifik bir seçim yerine genel amaçlar belirlemek daha iyi olabilir. Örneğin; müşteri memnuniyetini iyileştirmek, gelirleri artırmak ve kitleye yeni içerikler sunmak bunlardan bazılarıdır.
• OKR yönetimi, hedeflerin olabildiğince basitleştirilmesini ve karmaşıklıktan kurtarılmasını hedefler. Bu nedenle amaç listesinde kısa ve genel cümlelere yer verilir. Karmaşık ve süslü cümleler hem belirsizlik hem de endişe yaratarak iş stresine neden olabilir. Bu nedenle şirketinizde OKR uygulamak istiyorsanız ilgili hususa dikkat etmeniz önerilir.
• Hedeflerin belirlenmesinin ardından amaçların ölçülmesinde kullanılacak metrikler de belirlenir. Söz konusu metriklerin somut ve ölçülebilir olması gerekir. İçerisinde sayısal ifadelerin bulunması da ölçülebilir olması bakımından önemlidir. Anahtar sonuçlar, tamamlanmış ve tamamlanmamış olarak belirlenebilir. Bununla birlikte tamamlanmış hedefler, çalışanlar için ek bir motivasyon kaynağı olur.
• Sonuçların ulaşılabilir ve gerçekçi olması da önemlidir. Çalışan motivasyonun ve verimliliğinin ancak bu şekilde artırılması mümkündür. Ortalama yanıt süresinin 3 saate indirilmesi, memnuniyet anket puanının %80’e çıkarılması ve müşteri şikayetlerinin %50 azaltılması gibi anahtar sonuçlar da ilgili duruma verilebilecek örnekler arasındadır.
• Anahtar sonuçlara ilişkin bir zaman sınırı olmalıdır. Örneğin; x tarihe kadar x alanda x büyüme gibi net bir ifade kullanmak oldukça işe yarar bir yöntemdir.

OKR’nin uygulanmaya başlamasının ardından periyodik olarak toplantılar yapılması da gerekir. Toplantılardan geri dönüşler alınır ve gelen bildirimlere göre bazı iyileştirmeler uygulanabilir. Bununla birlikte geri bildirimler, OKR sürecinin iyileştirilmesine destek sağlar.

OKR Tipleri Nelerdir?

OKR türleri, büyük şirketlere özel olarak hazırlanan süreçlerden bireysel olanlara kadar uzanan geniş bir yelpazeye sahiptir. Farklı ihtiyaçlara ve amaçlara yanıt veren birçok OKR tipi mevcuttur. Aşağıda, OKR tiplerine ve hangi amaçla kullanıldıklarına dair bazı bilgilere yer verilmiştir:

• Şirket OKR’leri, işletmenin üst yönetimi tarafından belirlenir ve çoğunlukla yıllık olarak uygulanır. Şirketin genel stratejik amaçlarını burada görmek mümkündür. Aynı zamanda bütün organizasyonun söz konusu hedeflere odaklanmasını sağlar.
• Departman OKR’leri, şirket OKR’larına destek vermek için tercih edilir. Her departmana özel olarak ayrı OKR belirlenir ve diğer bölümlerle eş zamanlı olarak uygulanır. Böylelikle departmanların şirketlerin genel hedefleriyle uyumlu bir şekilde çalışmaları sağlanır.
• Takım OKR’leri, departmanların altında yer alan ekiplere özel olarak belirlenen hedefler ve anahtar sonuçlardır.

Kişisel OKR’ler ise bireylerin hem ekip içindeki rolleri hem de kariyerlerine yönelik olarak oluşturulur. Buradaki kişisel hedefler, takım ve departman amaçlarıyla uyumludur.

OKR’nin Şirketlere Katkıları/Faydaları Nelerdir?

OKR, organizasyonların hedef belirleme ve performans yönetimi süreçlerine katkıda bulunan bir tür metodolojidir. Aşağıda, OKR’nin şirketlere sunduğu faydalara yer verilmiştir.

• Hedefleri karmaşık olmaktan uzaklaştırarak açık ve net olmasını sağlar. Böylelikle şirket çalışanları, neye odaklanmaları gerektiğini daha iyi idrak eder.
• Anahtar sonuçlar, performansın ölçülebilir olmasına imkan tanır. Bu sayede belli zaman dilimlerindeki ilerlemeler detaylı takip edilir. Gelen geri bildirimlere göre stratejilerde iyileştirme yapılabilir.
• OKR belirli bir hiyerarşi içinde uygulanır. Şirket, departman, takım ve kişiler için ayrı OKR’lar vardır. İlgili hususlar sayesinde ekip uyumu ve işbirliği üst seviyeye çıkarılır. Ayrıca çalışanların, takımların ve departmanların tamamı da şirketin stratejik hedeflerine yönelik olarak çalışmalarını sürdürür.
• Organizasyon içerisinde etkili bir şeffaflık sağlar. Tüm hedefler de herkese açıktır. Çalışanlar, ekiplerinin ve departmanlarının hedeflerini bildiği için amacın dışına çıkmadan çalışmalarını gerçekleştirir.

OKR, bir tür performans yönetim aracı olarak da tanımlanır. Şirketlere sağlamış olduğu yararların önemli kısmı da çalışanların performansına yöneliktir.

Hedefler ve Anahtar Sonuçlar (OKR’ler) Nedir?

Hedefler ve anahtar sonuçlar bir tür performans yönetimi metodolojisidir. Bununla birlikte 1980’li yıllarda Intel şirketi tarafından kullanılan ve sonrasında Google gibi büyük şirketlerin uygulamaya başladığı bir yöntemdir.

OKR, çalışanların organizasyon amaçlarını ve bu amacı gerçekleştirmek için gösterilen performansın hangi yöntemlerle ölçüleceğini bilmesine imkan tanır. Şirketlerin karmaşık ve çoğunlukla çalışanlar tarafından anlaşılamayan amaçlarının daha basit bir hale getirilmesine katkıda bulunur. Karmaşıklıktan kurtarma ve basitleştirme, bu performans yönetiminin en önemli özelliklerinden biridir.

OKR ile KPI Arasındaki Farklar Nelerdir?

OKR ile KPI, performans yönetiminde kullanılan farklı metodolojilerdir. Metodolojilere ilişkin temel farklılıklar ise aşağıdaki gibidir:

• OKR’de hedefler daha genel, basit ve kısa cümleler şeklindedir. İlham verici ve motive edici cümlelerden oluşan amaçlar, çalışanların sorduğu “Neden yapmalıyız?” sorusunun yanıtıdır. Buna karşın KPI (Key Performance Indicators) ise daha spesifik hedeflere sahiptir. Bu yöntem çalışanların “Ne yapılmalı?” sorusuna yanıt verir.
• OKR’de genel amaçlar belirlendiği için her zaman %100 başarı beklenemez. Key Performance Indicators ise belirlenen periyotta ulaşılabilir hedeflere sahiptir. Bu nedenle %100 başarı beklentisi vardır.
• OKR’ler esnekliğe sahiptir ve gerekli durumlarda bazı bölümleri değiştirilerek güncellenebilir. Buna karşın KPI’ler daha düşük esnekliğe sahiptir.

OKR, KPI’lar için alternatif bir yöntem değildir. İşletmelerde KPI, hedef kartları ve stratejik planlar varsa OKR’ler bu noktada tamamlayıcı olarak devreye girer. Objectives and Key Results, amaçlara ulaşma noktasında departmanları, ekipleri ve kişileri organize etmek için kullanılır. Bu bağlamda KPI ile OKR’lerin arasında direkt bir ilişki vardır. KPI’ya ulaşmak için yapılması gerekenler, OKR’lerle sistematik hale getirilir.

Objectives and Key Results, orta ve uzun vadede etkili sonuçlar veren bir performans yönetimi şeklidir. Uygulanmaya başlandığında direkt olarak etkisini göstermez ancak orta ve uzun vadede işletmelere pek çok olumlu katkısı bulunur. Amaçlara nasıl ulaşılacağını sistemli olarak düşünmeye sevk eden bir yöntem olarak da tanımlanabilir. Bu sayede KPI’lara şirketler çok daha kolay bir şekilde ulaşma imkanı elde eder.

OKR Hangi Sektörlere Uygulanabilir?

OKR, yönetim ve performans izleme sistemi olarak pek çok sektörde uygulanabilir. Bu noktada herhangi bir kısıtlama mevcut değildir. Sektörlerden bağımsız olarak stratejik hedeflerin belirlenmesini ve amaçlara ulaşmak için atılacak adımların sistemli hale getirilmesini sağlayan bir yöntemdir. Yaygın olarak kullanıldığı sektörlere ve uygulama şekillerine dair kısa detaylar aşağıdaki gibidir:

• Teknoloji, yönetim sisteminin ilk olarak kullanıldığı alandır. Ürün geliştirme, inovasyon, pazar genişlemesi ve müşteri memnuniyetiyle ilgili hedeflerde söz konusu yöntem, etkili sonuçları beraberinde getirir.
• Sağlık sektöründe profesyonel süreçlerin iyileştirilmesi için yaygın olarak kullanılır. Yeni tedavi yöntemleri geliştirmek, hasta memnuniyetini artırmak ve sağlık hizmetlerini daha etkili hale getirmek gibi hedeflere ulaşılmasını kolaylaştırır. Bazı kullanım alanları arasında ise hastaneler, klinikler, ilaç şirketleri ve diğer kuruluşlar yer alır.
• Müfredat geliştirme, başarı oranını artırma ve online platformların etkili kullanımı gibi amaçlara ulaşılmasına katkıda bulunur. Ayrıca eğitim sürecini sistemli hale getirir.
• Bankacılık faaliyetlerinin iyileştirilmesi ve kar oranının artırılması için en çok kullanılan yöntemlerden biridir. Dijital bankacılık hizmetlerinin iyileştirilmesi, müşteri memnuniyetinin artırılması ve verimliliğin yükseltilmesi bu alanda belirlenen bazı hedeflerdir.

Yukarıdaki unsurların yanı sıra yazılım, e-ticaret ve üretim sektörlerinde de performans izleme yöntemi yaygın olarak kullanılır. Doğru şekilde uygulandığında çalışan motivasyonunu ve şirket verimliliğini artıran bir yöntem olması, kullanım alanının genişlemesine zemin hazırlar.

Hangi Şirketler OKR Kullanmaya İhtiyaç Duyar?

OKR; hızlı büyüyen, değişime açık ve hedef odaklı çalışan firmalar için büyük bir önem taşır. Teknoloji, start-up, finans, sağlık ve e-ticaret gibi hızlı değişen sektörlerde faaliyet gösteren şirketler, sürekli olarak stratejik yönlerini hem netleştirme hem de uyum sağlama ihtiyacı duyar. Bununla birlikte şirketler, OKR sayesinde stratejik hedefleri belirleyerek çalışanların bu hedeflere nasıl katkı sağladığını açıkça görmelerini ve aynı zamanda ölçülebilir sonuçlar elde etmelerini sağlar. Bu sayede tüm organizasyonun aynı doğrultuda ilerlemesi ve değişen koşullara hızla adapte olabilmesi mümkün hale gelir.

Büyük ve karmaşık yapıya sahip olan şirketlerin de OKR yöntemine başvurarak organizasyon içi iletişimi güçlendirmesi ve daha şeffaf bir performans yönetimi sistemi oluşturması mümkündür. Global çapta operasyon yürüten ya da pek çok departmanı olan firmalar OKR aracılığıyla tüm birimlerin ve ekiplerin aynı stratejik önceliklere odaklanmasını sağlayarak şirketin genel verimliliğini artırabilir.

OKR Takip ve Değerlendirme Süreci

OKR takip ve değerlendirme süreci, çalışanlardan ya da sistemin içerisinde bulunanlardan gelen geri bildirimlere göre şekillenir. Söz konusu süreç, amaçlara ulaşma derecesinin tespiti ve gerekli değişimlerin yapılması için kritik öneme sahiptir. Bu nedenle takip ve değerlendirmenin periyodik olarak yapılması gerekir.

Sürece dahil olan çalışanlarla periyodik olarak geri bildirim toplantıları yapılır. Ekipler, burada hedefleri ve anahtar sonuçları tartışarak kendi fikirlerini ortaya koyar. Buradan gelen geri bildirimler ile sürecin sürekli iyileştirilmesi, hedeflerin ve anahtar sonuçların gerçekçi seviyelere çekilmesi sağlanır. Takip ve değerlendirme süreci iyi yönetilmediğinde Objectives and Key Results istenen etkiyi sağlamaz ve şirket beklentilerini karşılamaz.

OKR Başarıya Ulaşıp Ulaşmadığı Nasıl Ölçülür?

Tüm yöntemlerde olduğu gibi hedefler ve anahtar sonuçlar metodolojisinde de başarının ölçülmesi gerekir. Bu sayede kullanılan yöntemin gerçekten işe yarayıp yaramadığı belirlenir. Yapılacak ölçümler sonucunda hedefler ve anahtar sonuçlarda değişimlere gidilerek sistem güncellenir ve daha iyi hale getirilir.

OKR’nin ölçülmesi için farklı yöntemler olsa da ilgili unsurların başında anketler yer alır. Sistem uygulanmaya başlamadan önce çalışanlara veya departmanlara şirketin stratejik hedefleri ile ilgili küçük bir anket yapılır. Söz konusu anket, OKR yöntemi uygulanmaya başladıktan 3 ay sonra tekrar edilir. Sonuçlar karşılaştırılarak ilgili sistemin hangi ölçüde başarı sağladığı görülür. Başarının ölçülmesi içinse anahtar sonuçların değerlendirilmesi gerekir. Belirlenen anahtar sonuçlarda %100 başarı beklenmese de kayda değer bir ilerlemenin olması beklenir.

OKR Uygulama Örnekleri

OKR örnekleri, sistemin etkili şekilde nasıl uygulanacağına dair fikirler verir. Bazı örnekler ve bunlara ilişkin detaylara aşağıda yer verilmiştir:

• Hedef: Yazılımın yeni sürümünü kullanıma açmak.
• Anahtar Sonuçlar: Beta sürümünün en az 100 kullanıcı tarafından test edilmesi gerekir.

Yukarıda yer alan örneğe bakıldığında hedefin gerçekçi olduğu görülür. Ancak anahtar sonuçlar incelendiğinde son seçeneğin ölçülebilir olmadığı fark edilir. Burada sayısal ve somut ifadelerin olması çok önemlidir. Son madde, “Beta sürümü ile ilgili LinkedIn ve Twitter’da her gün 1 gönderi yayınlanması” şeklinde değiştirilmelidir.

• Hedef:  Şirketin dijital dönüşüm çalışmaları yapılarak dijital varlığının artırılması.
• Anahtar Sonuçlar: Web sitesinin trafiğinin %20 artırılması beklenen sonuçlar arasındadır. Bu aşamadan sonra sosyal medyada %25 oranında yeni takipçiler kazanılması hedeflenir. Ardından reklam kampanyalarındaki tıklama oranları %5’e çıkarılır.

İlgili örnekte anahtar sonuçların ikinci maddesinin daha somut hale getirilmesi gerekir. Sosyal medya, son derece geniş bir alandır. Bu nedenle hangi platformlarda artış hedefleniyorsa net olarak belirtilmelidir.

• Hedef:  Müşteri memnuniyetini artırmak.
• Anahtar Sonuçlar: Ortalama çözüm süresinin 6 saate indirilmesi amaçlanır. Sonrasında müşteri anketlerindeki memnuniyet oranının en az %80’e çıkarılması hedeflenir. Ardından ilk görüşmedeki çözüm oranı %50’ye yükseltilir.

Yukarıda yer alan örnekte ise hedef ve anahtar sonuçların net, gerçekçi ve ulaşılabilir olduğu görülür. Hedefler ve anahtar sonuçlar metodolojisi kullanırken ilgili hususlara dikkate edilmesi başarılı sonuçlar alınmasına imkan tanır.

Yaygın OKR Hataları Nelerdir?

OKR metodolojisinden istenen sonucun alınabilmesi için bazı yaygın hatalardan kaçınılması gerekir. Söz konusu hatalar ise aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Hedefler ile anahtar sonuçların net şekilde birbirinden ayrılmaması, organizasyonun odaklanmasını zorlaştırır. Anahtar sonuçların, hedeflere ulaşma derecesini ölçen somut çıktılar olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
• Hedeflerin net, anlaşılır, gerçekçi ve ulaşılabilir olması önemlidir. Çalışan motivasyonunun artırılması ancak bu tür hedeflerin belirlenmesiyle mümkün olur. Anlaşılmayan ve ulaşılması zor hedefler belirlenmesi, motivasyonu düşürür.
• Anahtar sonuçlardaki metriklerin sayısal değer içermesi ve nicel olması gerekir.
• OKR’ler belirlendikten sonra periyodik olarak takip edilmelidir. Şirketin işleyişine göre takip süresi farklılık gösterse de en az ayda bir defa takip için gerekli toplantılar yapılmalıdır.
• Çok fazla hedef belirlemek, süreçteki bir diğer yaygın hatadır. Belirlenecek hedeflerin 3-5 tane olması yeterlidir.

Yukarıdaki unsurların yanı sıra sürecin takibinde gerekli kayıtların tutulmaması da uygulamaların nasıl bir etki gösterdiğinin anlaşılmamasına yol açar.