Kök Neden Analizi Yöntemleri Nedir?

Kök Neden Analizi; genellikle bilim ve mühendislikte kullanılan, sorun veya yanlışların asıl nedenini bulmayı amaçlayan bir çözüm yöntemidir. İşletmenin verimliliğini arttırmak, işletmede tekrarlanan problemleri çözmek adına etkili yöntemlerden bir tanesi olduğunu belirtmek mümkündür. Yöntem kapsamında problem geçici olarak çözülmez. Altta yatan nedenler sistematik olarak çözülür.

Kök Neden Analizi yöntemlerinde çeşitli uygulama adımları bulunur. Sorunu tanımlamak ve hedef belirlemek, veri toplamak ve verileri analiz etmek bu adımlardan sadece birkaçıdır. Uygulanan adımlar sayesinde tekrarlanan problemler çözülür. Kaynaklar çok daha verimli bir şekilde kullanılır. Sürekli iyileştirme adına fırsatlar yakalanır.

Kök Neden Analizi Temel İlkeleri

Kök Neden Analizi için çeşitli ilkeler bulunur. Bu ilkeler, Kök Neden Analizi’ni yönlendirdiğinden son derece önemlidir. Genel hatlarıyla aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Bir şeyin nasıl ve neden olduğuna odaklanmak
• Sistematik ve mantıksal süreç izlemek
• Veri ve kanıta dayalı analizler yapmak
• Önlenebilirliğe odaklanmak
• Ekip çalışmasını temele almak
• Kalıcı düzeltici ve önleyici aksiyonlar almak

Etkili bir uygulama adına bu ilkelere göre hareket edilmesi gerekir. Ayrıca ilkelerin benimsenmesi, sorunların temelinde yatan ana etkenlerin analiz edilmesi ve çözümlenmesini olanaklı hale getirir.

Kök Neden Analizi Yöntemleri

Kök Neden Analizi çeşitli yöntemlere dayanır. Bu yöntemlerin her biri, sorunun asıl kaynağına ulaşmada önemli bir etkiye sahiptir. Sıklıkla kullanılan kök neden analizi araçları ve yöntemleri ana hatlarıyla şu şekildedir:

5Y ve 5W1H Analizleri: Bir sorunun ardındaki temel nedenleri belirlemek için kullanılan 5Y Analizi, etkili çözüm geliştirilmesi adına sorunun anlaşılmasını sağlar. 5W1H analizinde What, Why, When, Where, Who, How (Ne, Niçin, Nerede, Ne Zaman, Kim, Nasıl) sorularına odaklanılır. Bu soruları sormak, problemin tüm yönlerinin sorgulanmasını olanaklı kılar. Eksiksiz bilgi almak adına ideal bir yöntemdir. Bu yöntem ile ayrıntılar yüzeye kolaylıkla çıkarılır.

Pareto Analizi: Kök Neden Analizi’nde kullanılan yöntemlerden bir diğeri de Pareto Analizi’dir. Bir tür çubuk diyagramı olan bu yöntem, bir sorunun önemli nedenlerini daha önemsiz olarak görülen nedenlerden ayırmak adına kullanılır. Bu yöntem 80’e 20 olarak da adlandırılmakta olup takım çalışmalarında yoğun bir şekilde tercih edilir. Pareto Analizi’ne “Dünyadaki enerji kaynaklarının %80’i nüfusun %20’si tarafından kullanılır!” cümlesi örnek olarak verilebilir.

Hata Ağacı Analizi: Bu yöntemde ilk olarak sorun tanımlanır. Daha sonra ilişkiler ve etkileşimler detaylı bir şekilde incelenir. Böylelikle alt sistemler ve bileşenlere kadar inilir. Temel olarak yöntem kapsamında çeşitli olaylar arasındaki ilişkiler değerlendirilir. Bu olayların istenmeyen sonuca etkisi anlaşılmaya çalışılır. Özellikle karmaşık olaylar zincirinde neden-sonuç ilişkisinin görselleştirilmesine katkıda bulunan yöntem, havacılık ve güvenlik analizi gibi sektörlerde sıklıkla kullanılır.

Hata Türü ve Etkileri Analizi: Hataların sistematik bir şekilde analiz edilmesini sağlayan yöntem, potansiyel hataların önceden belirlenmesini destekler. Yöntem kapsamında hataların türleri, etkileri, hataların oluşma olasılıkları detaylı olarak analiz edilir. Hata Türü ve Etkileri yönteminin amaçları ise genel olarak şu şekildedir:

• Hatalar oluşmadan önce bu hataları önlemek
• Maliyetli düzeltmeleri minimuma indirmek
• Güvenliği sağlamak
• Müşteri memnuniyetini üst seviyeye çıkarmak
• Süreç ve ürünlerin çok daha güvenli hale gelmesini sağlamak

Sistem ve süreci tanımlama, işlevleri ve ihtiyaçları belirleme, hata türlerini tespit etme, her hata özelinde etkileri belirleme, nedenleri belirleme, mevcut kontrolleri inceleme gibi adımlar; Hata Türü ve Etkileri analizinde tercih edilir.

Olay Zinciri Analizi: Kök Neden Analizi’nde kullanılan yöntemlerden bir diğeri de Olay Zinciri Analizi’dir. Bir proje veya sistem içinde meydana gelen olayların birbirini nasıl etkilediğini ortaya koyan etkili bir yöntemdir. Ayrıca olayların zincirleme etkileri değerlendirilmekte olup risk analiz ve zaman yönetimi yapılmasını sağlar. Olay Zinciri Analizi’nde aşağıdaki gibi sıralanabilen çeşitli adımlar kullanılır:

• Proje ya da süreç tanımlanır.
• Potansiyel olaylar belirlenir.
• Olaylar arasındaki ilişkilerin analizi yapılır.
• Olayların zincirleme etkileri modellenir.
• Kritik olaylar ve zincirleri önceliklendirilir.

Zaman eksenli etki haritaları, Gantt diyagramları ve olay işaretleri, olay bağlantı diyagramları; Olay Zinciri Analizi’nde kullanılan görselleştirme araçlarıdır.

Beyin Fırtınası: Sorunun temel nedenlerini belirlemek amacıyla kullanılan yöntemlerden biri olan Beyin Fırtınası, problemin tüm olası nedenlerinin tespit edilmesini destekler. Ayrıca sorunla ilgili farklı bakış açıları toplanır. Varsayımlar sorgulanarak derinleştirilir. 

Kök Neden Haritalama: Kök Neden Haritalama, bir olayın nedenlerini görselleştirerek ortaya koyan etkili bir yöntemdir. Hatanın yüzeysel nedenlerinin ötesine geçmek amaçlanır. Yöntem kapsamında derin yapısal nedenlere ulaşılarak sorunun çok daha etkili bir şekilde çözümlenmesi mümkün hale gelir. Genellikle karmaşık problemlerde tercih edilir. Çünkü bu tür problemlerde parçalayarak nedenleri anlamak çok daha ideal bir yöntemdir. Ayrıca bütün olası nedenlerin ortaya konması, neden-sonuç ilişkilerinin açık bir şekilde ortaya konması; yöntemin amaçları arasında yer alır.

Kök Neden Analizi Adımları

Kök Neden Analizi kapsamında birçok adım bulunur. Bu adımların sırasıyla ve sistematik bir şekilde uygulanması, sorunların etkili bir şekilde çözümlenmesi adına önemlidir. Problemi tanımak, verileri analiz etmek, olayları haritalamak ve olası nedenleri belirlemek; kök neden analizi adımları arasında yer alır.

Sorunun Tanımlanması ve Hedefin Belirlenmesi

İlk adım sorunların tanımlanması ve hedeflerin belirlenmesidir. Bir sorunu anlamadan o sorunla ilgili çözüm üretmek mümkün olmaz. Bu nedenle sorunun tanımlanması son derece önemlidir. Bu adımda ne oldu, ne zaman ve nerede oldu, bu sorundan kimler etkileniyor gibi sorular sorulabilir.

Sorun tanımlanırken çeşitli hususlara dikkat edilmesi gerekir. Öncelikli olarak sorun, ölçülebilir şekilde tanımlanmalıdır. Problemin olay ifadesi haline getirilmesi oldukça önemlidir. Örneğin “X hattında üretilmekte olan ürünlerde %10 oranında hata payı belirlendi.” Bu tür bir yaklaşımla sorun, çok daha etkili bir şekilde tanımlanır. Sorun tanımlandıktan sonra hedef belirlenmelidir. Bu, analizi odaklama açısından önemlidir.

Verilerin Toplanması ve Analiz

Süreç akışları, performans metrikleri, müşteri geri bildirimleri; toplanabilecek veriler arasında yer alır. Ekip görüşmeleri ve tanık ifadeleri de toplanabilecek verilerdendir. Verilerin toplanmasının temel amacı, olayın koşul ve bağlamının çok daha iyi anlaşılmasını sağlamaktır.

Olayların Haritalanması/Görselleştirilmesi

Olayların gelişimine dair zaman çizelgesi üzerinden gösterim gerçekleştirilmelidir. Bu kapsamda olay öncesi, olay anı ve olay sonrası süreçler belirlenerek olayın haritalanması sağlanır. Olayların haritalanması aşamasında çeşitli Kök Neden Analizi Yöntemleri kullanılır. Kök Neden Haritası ve Olay Zinciri Haritası, tercih edilebilen yöntemlerden birkaçıdır.

Olası Nedenlerin Detaylı Bir Şekilde Belirlenmesi

Bu aşamada “neden oldu?” sorusu sürekli tekrarlanır. Bu soruya verilen cevaplar, nedenlerin listelenmesini olanaklı hale getirir. Genel olarak 5 Neden ve Beyin Fırtınası gibi yöntemler kullanılır. Süreç içinde her nedenin bir alt nedenine inilir. Böylelikle sistemsel faktörler ortaya çıkarılarak nedenlerin çok daha etkili bir şekilde çözümlenmesi desteklenir.

Çözümlerin Geliştirilmesi ve Uygulama

Kök Neden Analizi’nde uygulanması gereken adımlardan bir diğeri de çözümlerin geliştirilmesi ve uygulanmasıdır. Sorunun nedenlerinin doğru bir şekilde tespit edilmesi sonrasında kök nedenlere odaklanılır ve bu nedenler için çözüm önerileri geliştirilir. Bu noktada farklı departmanlardan kişilerin bir araya gelmesi önemlidir. Çok yönlü bakış açısı, sorunun çok daha etkili bir şekilde çözümlenmesini olanaklı hale getirir. Geliştirilen çözümlerin düşük çaba ile yüksek etki sağlaması önceliklidir. Bu nedenle çözümler arasında yüksek çaba/düşük etki gösterenler ön planda tutulur.

Sonuçların Değerlendirilmesi ve Kalıcılığın Sağlanması

Uygulanan çözümlerin kalıcılığının değerlendirilmesi oldukça önemlidir. Bu adım atlanabilse de aslında Kök Neden Analizi’nin adımları arasında her zaman göz önünde bulundurulması gerekir. Sonuçların değerlendirilebilmesi adına farklı yöntemlerin kullanılması mümkündür. Veri ile etki ölçümü, hedeflere ulaşımın kontrolü ve geri bildirim toplama; sonuçların değerlendirilmesi noktasında kullanılabilen yöntemlerdendir.

Sonuçlarda kalıcılığın sağlanması adına ise şu adımlar uygulanır:

• Başarılı bulunan çözümlerin sürece entegrasyonu yapılmalıdır.
• Uygulama geçici çözüm olarak değerlendirilmemelidir.
• Sonucun tekrarlanmaması adına erken uyarı sistemleri oluşturulmalı, çözümün kalıcılığı sağlanmalıdır.
• İlerleyen süreçte meydana gelebilecek problemlerin önlenebilmesi adına öğrenme kültürü oluşturulmalıdır.

Bu adımların her biri, sonuçların kalıcılığının sağlanması adına son derece önemlidir.

Kök Neden Analizi 5 Neden

Kök Neden Analizi kapsamında kullanılan Beş Neden, ardışık olarak “neden” sorusunun 5 kez sorulmasını içerir. Her neden, temel olarak bir önceki cevabın üzerine inşa edilir. Böylelikle kök neden elde edilmeye çalışılır. Kök nedenlerin belirlenmesi sonrasında bu nedenler için çözüm geliştirilir. Aynı sorunların tekrar ortaya çıkması engellenir. 

Kök Neden Analizi 5 Neden Örnekleri

Kök Neden Analizi yöntemleri arasında yer alan 5 Neden, kök soruna inilmesi açısından önemlidir. Bu yöntemin farklı sektörlerde ve farklı sorunlar için kullanılması olanaklıdır. Kök neden analizi örnekleri ile 5 Neden çok daha iyi anlaşılabilir.

Müşteri Şikayetlerinin Artması

E-ticarette müşterilerin hasarlı ürün aldıklarını bildirdiğini düşünelim. Kök soruna inebilmek için şu 5 durumun değerlendirilmesi olanaklıdır:

1. Neden: Ürün kargo sırasında zarar görüyor.
2. Neden: Ürün yeterli ölçüde korunaklı ambalajlanmıyor.
3. Neden: Ambalaj malzemesi güvenli paketleme için uygun değil.
4. Neden: Güvenli ve kaliteli ambalaj malzemesi tedariği yapılmamış.
5. Neden: Satın alma sırasında ambalaj kalitesi kontrolü yapılmıyor.

Bu değerlendirmelerden anlaşılacağı üzere kök neden, satın alma sırasında kalite kontrol mekanizmasının bulunmamasıdır. Dolayısıyla bu sorunun çözümlenmesi gerekir.

Üretim Hattında Kesinti

Üretim hattında kesinti meydana geldiğini düşünelim. Şu 5 Neden üzerinden kök nedene ulaşılması mümkündür:

1. Neden: Motorda arıza meydana geldi.
2. Neden: Yataklar aşırı ısındı.
3. Neden: Yataklar olması gerektiği kadar yağlanmamıştı.
4. Neden: Bakım ekibi zamanında yağlama yapmadı.
5. Neden: Yağlama adına belirlenen periyodik bakım takvimi bulunmuyordu.

O halde kök neden, periyodik takvim planında eksikliğin görülmesidir.

Kök Neden Analizi Nasıl Yapılır?

Kök Neden Analizi başarısını arttırabilmek için birtakım adımların sırasıyla uygulanması gerekir. Bu adımlar ise aşağıdaki gibidir:

• Sorunu tanımlayın, hedefinizi belirleyin.
• Çeşitli yöntemleri kullanarak verileri toplayın ve bu verilerin analizini gerçekleştirin.
• 5 Neden yöntemini kullanın ve kök nedeni bulmaya çalışın.
• Pareto analizi ile sorunların öncelik sırasını belirleyin.
• Sorunlara çözüm geliştirin ve bu çözümleri uygulayın.
• Sonuçları uyguladıktan sonra izleyin ve geribildirimde bulunun.

Sorunlara kalıcı nedenler oluşturulması, aynı sorunun tekrar etmesini engeller. Bu nedenle sonuçların uygulandıktan sonra izlenmesi oldukça önemlidir.

Kök Neden Analizi Faydaları      

Kök Neden Analizi doğru uygulandığında birçok faydaya sahiptir. Özellikle işletmelerin gelişebilmesinde büyük bir öneme sahip olan Kök Neden Analizi’nin faydaları ana hatlarıyla şu şekildedir:

• Sorunların temel nedenleri anlaşıldığında karar verme süreçlerinde çok daha sağlam bir şekilde hareket edilmiş olur.
• Tekrarlayan sorunlar etkili bir şekilde önlenir. Bu sayede kaynakların israfı engellenir.
• İşletmeler sürekli iyileştirme yapma şansına sahip olur.

Son olarak işletmelerin iyileştirme çabaları müşteri memnuniyetini olumlu şekilde etkiler.

Kök neden analizi formu

Kök neden analizi formumu word dosyasını buradan indirerek süreçlerinizde karşılaşılan sorunların temel nedenlerini daha kolay tespit edebilir, iyileştirme çalışmalarınızı sistematik bir şekilde yönetebilirsiniz.

Astera KÖK NEDEN ANALİZİ FORMU

Firma Adı
Departman
Tarih
Analizi Yapan

1. PROBLEM TANIMI

Problem Tanımı
Ortaya Çıktığı Süreç/Bölüm
İlk Tespit Tarihi
Problemin Etkisi

2. VERİ TOPLAMA

Kanıt / Veri	Kaynak / Belge

3. ANALİZ YÖNTEMİ

5 Neden (5 Why’s)	☐
Balık Kılçığı (Ishikawa)	☐
Pareto Analizi	☐
Diğer	☐

4. 5 NEDEN ANALİZİ

1. Neden?
2. Neden?
3. Neden?
4. Neden?
5. Neden?
Kök Neden

5. KÖK NEDENİN DOĞRULANMASI

Doğrulama Yöntemi	Sorumlu	Sonuç

6. DÜZELTİCİ / ÖNLEYİCİ FAALİYETLER

No	Faaliyet	Sorumlu	Başlama Tarihi	Bitiş Tarihi	Durum

Kök Neden Analizi Uygulama Alanları

Kök Neden Analizi sağladığı avantajlar nedeniyle birçok alanda kullanılabilir bir çözüm yöntemidir. Farklı sektörlerde meydana gelen sorunlar, kalıcı ve sistemli bir şekilde çözümlenir. Kök Neden Analizi’nin evrensel bir yöntem olduğunu belirtmek de mümkündür.

İmalat ve Endüstriyel Süreç Kontrolü: Kök Neden Analizi’nin kullanıldığı alanlardan ilki imalat ve endüstriyel süreç kontrolüdür. Özellikle üretim hatalarının temel nedeninin belirlenmesini ve üretim sürecinde optimizasyonun sağlanmasını mümkün kılar. Bu kapsamda yaygın kullanım alanları ise şu şekildedir:

• Kalite kontrol başarısızlıkları
• Üretim hattında meydana gelen sorunlar
• İş kazaları ve oluşan güvenlik açıkları
• Üretim sorunları ve müşteri iadeleri

Ayrıca verimlilik kayıpları da Kök Neden Analizi’nin kullanıldığı alanlar arasında yer alır.

BT ve Telekomünikasyon: BT ve telekomünikasyon alanlarında güvenlik açıkları ve sistem çökmeleri başta olmak üzere pek çok sorun meydana gelmesi mümkündür. Bu tür kritik olaylar, verimliliği doğrudan etkiler. Dolayısıyla sorunların asıl nedeninin bulunması gerekir.

BT ve Telekomünikasyon kapsamında Kök Neden Analizi’nin sıklıkla kullanıldığı alanlar ana hatlarıyla şu şekildedir:

• Siber saldırı ya da veri sızıntısı
• Ağ bağlantı kesintilerinin yaşanması
• Sistem ya da uygulama çökmelerin görülmesi

Ayrıca yedekleme/geri yükleme sorunları da Kök Neden Analizi’nin kapsamında yer alır.

İnsan Kaynakları: Çalışan bağlılığı, düşük motivasyon gibi birçok sorun; İnsan Kaynakları’nda görülebilir. Bu tür kronikleşen sorunların çözümlenmesi, İnsan Kaynakları departmanının geliştirilmesi adına oldukça önemlidir.

Yaygın kullanım alanları şu şekilde sıralanabilir:

• İşe alım sırasında oluşan başarısızlık
• Çalışanlarda düşük memnuniyet gözlemlenmesi

Bunların yanı sıra kurum içi çatışmalar da Kök Neden Analizi’nin kapsamındadır.

Kök Neden Analizi İçin Faydalı Diğer Teknikler

Kök Neden Analizi’nde kullanılabilen pek çok teknik mevcuttur. Bu tekniklerden bazıları çok daha ön plandadır. Diğer teknikler kadar ön planda olmasa da faydalı olabilecek tekniklerin bulunduğunu belirtmek mümkündür. SWOT analizi ve İsikawa (Balık Kılçığı) diyagramı bunlar arasında yer alır.

Swot Analizi

İsikawa (Balık Kılçığı) Diyagramı

Kök Neden Analizi’nde kullanılan tekniklerden bir diğeri de İsikawa ya da Balık Kılçığı’dır. Bir sorunun altında yatan nedenlerin detaylı bir şekilde belirlenmesini sağlar. Belirli bir problemi temsil eden ok ya da kutu şeklinde bir ana başlık bulunur. Bu başlığın etrafında ise kılçık benzeri bir dizi çizgiler yer alır.

Kılçıklar, 6 M şeklinde ifade edilen faktörleri sembolize eder. Bu faktörler ise şu şekildedir:

• Makine (Machine)
• Metot (Method)
• Malzeme (Material)
• İnsanlar (Manpower)
• Ölçüm (Measurement)
• Çevre (Environment)

Toplu düşünme ve ekip çalışması için son derece uygun olan bu yöntem, kök nedenlerin etkili bir şekilde çözümlenmesine katkıda bulunur. Seçilen problem üzerine odaklanma sağlanılır. Sebep-sonuçlar arasındaki analize dayandığı için Sebep-Sonuç Diyagramı olarak da bilinir. Kök neden analizi faydaları düşünüldüğünde İsikawa Diyagramı’nın bu kapsamda önemli bir etken olarak ön plana çıktığını belirtmek mümkündür.